Entretien professionnel : du règlementaire à l’outil stratégique

Entretien professionnel : du règlementaire à l’outil stratégique

by Stéphanie EYLAU, 8 décembre 2016

L’ entretien professionnel, obligatoire tous les 2 ans, est avant tout un outil d’agilité pour tous les acteurs du monde professionnel.

Il ne remplace pas l’ entretien annuel d’évaluation, mais ces deux entretiens peuvent être complémentaires. L’ entretien annuel permet l’évaluation du salarié dans l’occupation de son poste, alors que l’ entretien professionnel traite et évoque l’évolution du salarié au-delà de la seule occupation de son poste (c’est-à-dire évolution au sein de la structure ou dans le cadre d’une mobilité externe), et permet d’évoquer les compétences du salarié au-delà des seules compétences requises pour le poste en question (compétences extraprofessionnelles, compétences non utilisées dans le cadre du poste, …).

Ce moment d’échange, rendant acteur le collaborateur dans sa trajectoire professionnelle, permet de mettre le capital humain au centre des préoccupations. Il s’agit d’un moment de prospective, de mise en perspective de stratégies individuelles et d’entreprises.

Dans cet article vous trouverez un regard sur le fond, la forme et les outils à mettre œuvre pour faire de ce moment obligatoire un outil de management en prise direct avec la stratégie de développement de votre entreprise.

Rappel du cadre réglementaire

Qui est concerné ?

L’ entretien professionnel concerne tous les salariés :

  • Quelle que soit la nature de leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé, etc.
  • Quelle que soit leur durée de travail (temps plein ou temps partiel),
  • Quelle que soit leur ancienneté,
  • Quels que soient la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.

L’ entretien professionnel vise à :

  • accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle : qualifications, changement de poste, promotion, etc.
  • et identifier ses besoins de formation.

Qu’est ce que l’ entretien Professionnel

La loi ne précise pas le contenu de l’entretien en dehors du fait que l’employeur doit informer le salarié sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE). À défaut de stipulations dans l’accord de branche ou d’entreprise, il revient à l’employeur de le définir en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise : bilan du parcours professionnel du salarié avant et depuis son entrée dans l’entreprise, identification des besoins de l’entreprise et des aspirations et compétences du salarié, perspectives d’évolution professionnelle, etc.

L’ entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail (et est assimilé à du temps de travail effectif) et dans les locaux de l’entreprise.

 Attention aux confusions

L’ entretien professionnel ne concerne pas l’évaluation du travail du salarié qui est effectuée dans le cadre de son entretien annuel.

A quelle fréquence doit-on effectuer l’entretien ?

Tous les 2 ans

L’ entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans (à partir de l’entrée dans l’entreprise, puis de la date de l’ entretien précédent).

Cependant, il est toujours possible pour l’employeur, soit par décision unilatérale, soit en application d’un accord collectif, d’organiser des entretiens professionnels une fois par an.

Toutefois, l’ entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à :

  • un congé de maternité,
  • un congé parental à temps plein ou partiel,
  • un congé d’adoption,
  • un congé de soutien familial,
  • un congé sabbatique,
  • une période de mobilité volontaire sécurisée,
  • un arrêt maladie de plus de 6 mois,
  • un mandat syndical.

État des lieux tous les 6 ans

Tous les 6 ans, l’ entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années.

Il permet également de s’assurer qu’au cours de ces 6 dernières années, le salarié a :

  • suivi au moins une action de formation,
  • acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE),
  • et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Un compte-rendu de l’état des lieux est alors rédigé durant cet entretien et une copie est remise au salarié.

Sanctions de l’employeur

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels prévus et d’au moins 2 des 3 actions prévues (action de formation, certification ou VAE, progression), son compte personnel de formation (CPF) est crédité à hauteur de :

  • 100 heures s’il travaille à temps plein
  • ou 130 heures s’il travaille à temps partiel.

Les outils

 Vous l’avez compris vouentretiens devez donc mettre en place ces entretiens et être en capacité d’en assurer un suivi et une traçabilité. Aussi, afin de pouvoir utiliser cette démarche comme levier stratégique des outils existent.

Des outils numériques et collaboratifs de gestion des ressources humaines proposent des modules d’entretiens pour tous les types d’ entretiens qui peuvent exister dans l’entreprise (Entretiens professionnels, d’évaluation, d’intégration etc …).

Du circuit de convocation à l’ entretien, en passant par la modélisation de celui-ci, ils offrent une interface où chaque partie peut préparer le rendez-vous. Lors de l’entretien celui-ci est rempli, stocké et archivé.

Au-delà de cette numérisation et de la traçabilité, ces outils proposent des analyses du contenu des entretiens qui permettent, par exemple, de recenser les besoins en formation des collaborateurs, de suivre les échéances, de piloter les campagnes d’ entretiens, et, globalement de donner de la valeur au contenu grâce aux états d’analyse possibles.

Penser à l’accompagnement

La mise en place de ces outils numériques permettent de fluidifier les processus dans l’entreprise, gagner du temps dans la réalisation, le pilotage, et surtout l’exploitation des données des entretiens. Cependant, ces outils ne sont qu’un moyen au service d’une stratégie élaborée en amont.

De la définition du contenu de l’ entretien à la mise en perspective avec la stratégie de développement vous pouvez solliciter des intervenants en ressources humaines externes qui vous accompagneront dans votre démarche. Le regard en expertise pourra vous amener à faire de cet outil qu’est l’entretien professionnel un catalyseur dans la mise en place de votre stratégie de développement.

Comme cela est précisé par le cadre réglementaire il ne s’agit en aucun cas de travailler sur l’évaluation.

Vous pouvez également profiter de ce temps pour externaliser la conduite de ces entretiens auprès de professionnels en ressources humaines qui vous apporterons une analyse des forces d’évolution que vous possédez au sein de votre structure, sans même, parfois, les soupçonner. En sortant du cadre, vous identifierez le potentiel d’évolution du capital humain de votre entreprise pour le mettre au service de votre stratégie de développement.

Enfin, lorsque vous entrez dans la démarche de réalisation de ces entretiens, assurez-vous que vos ressources en charge de conduire ces entretiens disposent des compétences qui permettent de les conduire dans de bonnes conditions. Vous pouvez également solliciter des professionnels des ressources humaines externes pour les former à cet exercice.

Pour aller plus loin

Pour prendre le temps d’approfondir le sujet de l’ entretien professionnel et sa mise en œuvre, vous pouvez contacter  :

Laurent Micaut | l.micaut@innovpro.fr |+33 6 16 73 51 76

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Katia Socard | katia@phoenix-rh.com | +33 6 72 76 18 35

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